Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
af Julie Brinck-Søjberg
SameSystem er et dansk administrationssystem til butikker, som analyserer forholdet imellem bemanding, budgetter og kundeflow. Det bidrager kort fortalt til at optimere forretningen, ved at mindske risikoen for overbemanding i stille perioder og tabt omsætning i spidsbelastede perioder. Mere end 12.000 butikker verden over bruger SameSystem – heriblandt nogle Bog & idé-butikker.
Peder Korshøj, som er økonomi og personalechef i Aktum og Bergman Bog & idé, der driver fire Bog & idé-butikker, har været med til at indføre SameSystem i deres butikker: ”Vi har forskudt regnskabsår og i driftsåret 2017-2018 oplevede vi pludselig en faldende omsætning og et øget lønforbrug samlet set i butikkerne. Det hang ikke sammen, så vi måtte gøre noget,” fortæller Peder Korshøj.
Han fik SameSystem præsenteret på et møde i kæden og i slutningen af 2017 blev det besluttet, at det skulle indføres i januar 2018.
Jannick Barrett Regnarsen er butikschef i Bog & idé Hørsholm, som er en af de butikker, der har implementeret SameSystem. I første omgang var han skeptisk over for at skulle skifte system: ”Vi kom fra et system, der hedder ’Timeplan’, som jeg altid har været stor fortaler for. Jeg troede, at det kunne rigtig meget. Men sammenligner man basisudgaverne, så kan SameSystem langt mere,” fortæller Jannick.
For både Peder og Jannick, som qua deres funktioner bruger SameSystem lidt forskelligt, er listen over funktioner, som er med til at gøres deres hverdag lettere, nærmest uendelig. De nøgleord, der går igen hos dem begge, er besparelser, overblik, fleksibilitet og effektivitet.
”Vi har oplevet en tydeligt faldende lønprocent”, fortæller Peder. ”Ser vi på butikkerne samlet set, har vi sparet over 200.000 kroner på lønomkostninger, som er en direkte forbedring af bundlinjen. Det er lidt forskelligt fra butik til butik. Vi har nok også sparet mere end det, for ud over lønomkostningerne kommer jo de tidsbesparelser, man som indehaver og butikschef oplever i hverdagen.”
For Jannick er det også blevet langt nemmere og hurtigere at administrere sine medarbejdere. Listen over fordelene vil næsten igen ende tage: ”Det er blevet nemmere at overholde GDPR-reglerne, når vi opretter nye medarbejdere.
Derudover er det blevet langt nemmere at ’udlåne’ medarbejdere til hinanden, når man har flere butikker”, fortæller Jannick og fortsætter:
”Alle ansatte kan tilgå systemet via en mobilapp, for at se, hvem der er på arbejde hvornår. Man kan endda få SameSystem til at lægge hele sin arbejdsplan ind i kalenderen på sin telefon, så man ikke selv kommer til at taste noget forkert ind.
Når der skal byttes vagter, kan medarbejderne også selv gøre det i systemet. Jeg skal ikke sende en masse sms’er rundt. Jeg skal bare ind og godkende de ønskede skift. I systemet har vi endda kunnet opstille regler for, hvem man kan bytte vagt med. F.eks. kan en over 18 ikke bytte med en under 18, eller omvendt, fordi vi skal sikre, at de nødvendige kompetencer er tilstede i butikken.
Vi har også fået mere korrekte lønafregninger, fordi medarbejderne nu skal tjekke ind når de møder og tjekke ud når de går hjem. Snart får vi også en såkaldt iBeacon installeret. Med den kommer der en automatisk pop-up på medarbejdernes telefoner, når de kommer ind i butikken, hvor de bliver spurgt, om de vil tjekke ind. Det kan de så gøre via mobilen.”
“Vi visker tavlen ren”
I Bergman-butikkerne har man valgt at dele implementeringen af SameSystem op i tre faser: Først og fremmest skulle der en effektiv bemandingsplan op at køre, og butikscheferne skulle lære systemet at kende. Næste step bliver en integration direkte med lønsystemet, som vil betyde færre arbejdsgange i lønprocessen. Endelig bliver step tre at implementere SameSystems HR-modul.
”Ift. implementering er det vigtigt at nævne, at vi tog nogle møder med butikscheferne på forhånd, for at blive enige om, hvordan vi skulle gøre det”, siger Peder Korshøj. ”Her viskede vi tavlen ren og sagde ”glem alt hvad vi har gjort – hvad skal vi gøre fremover?” Vi fik nogle retningslinjer på plads for, hvad der skulle være vores grundbemandingsplan på en normal dag. Vores bemandingsplaner skulle afspejle, hvad vi havde af ekspeditioner og kunder i butikken henover dagen. I dag skeler vi stadig løbende til timestatistikken i BI og optimerer vores planer.”
Jannick Barrett Regnarsen, som i dag er superbruger af SameSystem, fandt det nemt at lære det nye system at kende: ”Selvom jeg følte mig rigtig godt hjemme i Timeplan, har det ikke krævet meget at skifte system. Det er intuitivt at gå til, hvis man bare er nogenlunde til at bruge en computer,” siger han.
”Med bl.a. implementeringen af SameSystem, har vi i den grad oplevet, at sidste års negative udvikling er blevet vendt,” konstaterer Peder Korshøj og fortsætter: ”Vi har skabt en besparelse på 200.000 lønkroner og genereret et omsætningsindeks på 103 og et indeks på dækningsbidraget på 102. Så sammenlignet med det skuffende driftsår 2017-2018 har vi i driftsåret 2018-2019 vendt udviklingen fuldstændig.”
Jannick: JA! Jeg kan faktisk slet ikke forstå, hvordan vi har kunnet klare os uden. Det har gjort det meget nemmere at være butikschef, også fordi man er meget mere hands-on med alting og har bedre overblik.
© 2023
SameSystem er en dansk virksomhed med hovedkontor i København og kontorer i Barcelona · Oslo · Amsterdam · Hamburg · Vilnius