Vagtplan skabelon: Planlæg dine arbejdsopgaver og skab vækst i forretningen

Det er vigtigt at få lagt en ordentlig vagtplan, som tager højde for både virksomhedens og medarbejderens behov. En vagtplan bruges til at skabe overblik over, hvilke medarbejdere der skal på arbejde og hvornår de skal møde. En ordentlig vagtplan er det første skridt i effektiviseringen af arbejdspladsen og HR-ledelsen. Det er det første og vigtigste skridt, du kan tage, for at opnå den bedste forretning.

Men at lægge en vagtplan kræver meget tid, ressourcer og et ordentligt overblik. Så ved at bruge en vagtplan skabelon, kan du gøre en ellers svær og uoverskuelig process meget lettere. Herved kan du i stedet bruge din værdifulde tid der, hvor det virkeligt gælder – hos kunderne.

Hos SameSystem kan du læse mere om, hvad der bør indgå i en vagtplan skabelon.

Før du går i gang med vagtplanen

For at komme godt i gang med din vagtplan, bør du først og fremmest forholde dig til, hvad den skal indeholde. Hvad din vagtplan skal indeholde afhænger af, hvilken virksomhed og industri der er gældende. Skal du tage højde for eksempelvis rullende arbejdsdage, overtid eller en kortere arbejdsuge? Det er også værd at undersøge, hvorvidt der vil være eventuelle begrænsninger ift. de ansattes overenskomst.

Derudover er der en række informationer, du bør indsamle, for at kunne lave en ordentlig vagtplan:

• Medarbejderens navn
• Medarbejderens normtid – hvor lang tid medarbejderne skal arbejde iht. ansættelsesaftalen
• Kalenderperiode – herunder eventuelle helligdage
• Begrænsninger ift. overenskomst – om medarbejderens overenskomst for arbejdsvilkår stiller krav til vagtplanen
• Eventuelle ønsker om fridage/ferie – hvis en medarbejder ønske fri i en periode

Derudover er det også værd at få et overblik over dit bemandingsbehov. Dette indebærer eksempelvis hvilket tidsrum der er tale om, nødvendige kompetencer samt antallet af medarbejdere du har behov for i det pågældende tidsrum.

Sådan laver du en vagtplan

Når du har fundet frem til ovenstående information, kan du begynde at lave din vagtplan. Det første du skal forholde dig til, er længden på den periode, som du vil planlægge. Denne periode kan eksempelvis være baseret ud fra overenskomstregler, der bestemmer hvor lang vagtplanen skal være.

Det kan være en fordel hvis perioden ikke strækker sig for langt. Hvis dette er tilfældet, kan du risikere, at flere medarbejdere anmoder om at få fri, fordi der er dukket noget andet op, som de ønsker at deltage i. Når du har styr på længden af vagtplanen, skal du finde ud af, hvilke tidsrum der er behov for medarbejdere. Her kan du dele dagen op ud fra det behov, du har for medarbejdere på forskellige tidspunkter.

Når vagterne skal tildeles, er der mange ting, som du skal holde styr på. Det kan derfor være en fordel at benytte sig af et online vagtplanlægningssystem. Med et online vagtplanlægningssystem kan du nemmere holde overblik over eventuelt fravær, fridage, kompetencer og opsætte ugentlige arbejdstimer mv.

Ved at gøre det online frem for at have eksempelvis en vagtplan skabelon i Excel, kan du også hurtigere og nemmere dele vagtplanen med dine medarbejdere. Ligeledes bliver det også nemmere at kunne håndtere eventuelt vagtbytte, frem for at skulle ind i vagtplanen i Excel og manuelt lave rettelser dér.

Du kan læse mere om SameSystems vagtplanlægningssystem her.

Hvornår skal vagtplanen være tilgængelig?

Hvis en virksomhed ikke arbejder med overenskomst, vil der ikke være konkrete regler for, hvornår en vagtplan skal være tilgængelig. Dog bør en vagtplan være tilgængelig og offentliggjort som minimum en måned i forvejen, så ens medarbejdere har mulighed for at planlægge personlige aftaler herefter.

Hvis du har ret til en vagtplan iht. din overenskomst, vil dette fremgå af din arbejdstidsaftale. Her vil det også fremgå, hvornår du har krav på at få den udleveret, samt hvilke tillæg, du har ret til.

Ændringer i en vagtplan

Arbejder din virksomhed ikke med overenskomst, vil der ikke være konkrete regler for, hvor lang tids varsling der skal være ift. ændringer i en vagtplan. Hvis medarbejderne derimod er funktionærer, er de omfattet af funktionærloven.

Hvis man er omfattet af funktionærloven, vil der være en række beskyttelsesregler for medarbejderen. Dette indebærer blandt andet at ændringer i ansættelsesvilkår skal ske med passende varsling, alt efter omfanget af den pågældende ændring. For at lære mere om, hvad der er en passende varsling, kan du læse vores blog om varsling af ændret arbejdstid .

Lav din vagtplan med SameSystem

Hos SameSystem kan du hurtigt og nemt lave din vagtplanlægning online. Vores vagtplanlægning er baseret på KPI’er, og alle vil kunne planlægge optimalt uanset deres erfaringsniveau.

Dine butikschefer får nemmere ved at nå deres mål, mens planlægningen vil leve op til de standarder, som ledelsen stiller.

Hent vores vagtplanlægningssystem allerede i dag.